Nieuwe informatie i.v.m. COVID-19 en uw audit
Datum: 17-03-2020
Geachte relatie,
De toenemende zorg omtrent het coronavirus en steeds verdergaande maatregelen welke worden opgelegd door de overheid hebben inmiddels een grote invloed op ons dagelijks leven.
Er komen steeds meer vragen over het wel of niet doorgaan van audits. Het is voor iedereen wenselijk dat zo veel mogelijk audits kunnen doorgaan in verband met de geldigheid van bestaande certificaten. Daarom zullen de audits mogelijk anders dan dat u gewend bent worden uitgevoerd. De auditor zal bijvoorbeeld met u afstemmen of het mogelijk is om de audit (deels) op afstand te doen. Wanneer dit niet mogelijk is, dan is uitstel aan de orde. Hieronder volgt de werkwijze bij uitstel van eerder geplande audits, die door de uitbraak van het virus geen doorgang kunnen hebben.
Het gaat hierbij om drie verschillende soorten audits:
Initiële audits en uitbreiding van bestaande scopes
Een initiële audit of uitbreiding van een bestaande scope kan alleen worden gedaan wanneer de volledige geplande audit en beoordeling mogelijk is.
Wanneer er in een periode zoals deze geen bedrijfsbezoeken plaats kunnen vinden en/of bepaalde processen binnen de scope van certificering niet regulier worden uitgevoerd, dan betekent dit dat een beoordeling van de normale werking van het managementsysteem niet mogelijk is. Hierdoor is initiële certificering dan ook niet mogelijk. Ditzelfde geldt voor uitbreiding van een bestaande scope.
Periodieke audits
Zoals hierboven aangegeven, zal EBN Certification er alles aan doen om een audit door te laten gaan, al dan niet op een aangepaste wijze.
Wanneer het ook niet mogelijk is om periodieke audits uit te voeren middels alternatieve methoden, dan zal EBN Certification kijken naar mogelijkheden om uitstel te verlenen, waarbij de audit alsnog zo snel mogelijk zal worden uitgevoerd zodra de normale werksituatie is hersteld. Hiervoor vereisen de accreditatie regels van EBN Certification om op basis van alternatieve methoden, zoals remote assessments, desktop reviews van documentatie, etc. een uitspraak te kunnen doen ten aanzien van de blijvende effectiviteit van het managementsysteem.
Voor een periodieke audit geldt dat een maximale periode van uitstel van 6 maanden na de oorspronkelijke geplande datum kan worden verleend.
Bij een eerste periodieke audit na een initiële certificering, die normaal binnen 12 maanden na de datum van het certificatie besluit moet worden uitgevoerd, geldt dat ook deze eerste periodieke audit met maximaal 6 maanden mag worden uitgesteld.
Wanneer er door het uitstel van een geplande periodieke audit een langere periode ontstaat tussen twee controlebezoeken, kan EBN Certification het noodzakelijk achten om een extra beoordeling uit te voeren om de blijvende effectiviteit van het managementsysteem in de periode van uitstel vast te stellen.
Voor deze extra beoordeling zal EBN Certification alternatieve methoden inzetten, zoals remote assessments, desktop reviews van documentatie, etc. om u als klant zo min mogelijk te belasten.
Hercertificering
Indien het niet mogelijk is om de hercertificatie audit uit te voeren voor het aflopen van het certificaat, zal EBN Certification van de mogelijkheid gebruik maken om de certificering onder strikte voorwaarden te verlengen voor een periode van maximaal 6 maanden na de oorspronkelijke vervaldatum. Ook hiervoor vereisen de accreditatie regels van EBN Certification om op basis van alternatieve methoden, zoals remote assessments, desktop reviews van documentatie, etc. een uitspraak te kunnen doen ten aanzien van de blijvende effectiviteit van het managementsysteem.
De benodigde informatie en het bewijs dat EBN Certification hiervoor nodig heeft, zal door de auditor met u worden gecommuniceerd indien dit aan de orde is.
Wanneer de hercertificatie audit niet binnen 6 maanden na verlenging kan worden ondernomen, zal de gebruikelijke procedure van schorsen en intrekken van het certificaat van kracht zijn.