VCA 2017/6.0 en IAF MD 22

Dit is belangrijke informatie indien u een (lopend) VCA certificaat bij ons heeft. De schemabeheerder voor VCA is de Stichting Samenwerken Voor Veiligheid. Deze heeft besloten om in de VCA versie 2017/6.0 de IAF-MD22, kortweg MD22, van toepassing te verklaren. Dit document bevat eisen voor het certificeren van een Arbo-managementsysteem (zoals ISO 45001:2018) of een ander management systeem m.b.t veilig en gezond werken (zoals de VCA).

De Raad voor Accreditatie (RvA), toezichthouder op onder andere certificerende instellingen, zal hierdoor ook de voorschriften vanuit de MD22 toetsen bij certificerende instellingen (CI’s) welke VCA-certificatie trajecten uitvoeren. Dit betekent dat deze aanvullende eisen voor u als (toekomstig) certificaathouder en door ons als CI zullen worden getoetst. Klik hier voor de volledige richtlijn IAF-MD 22.

1. Aanvullende informatie bij offerte aanvragen
Bij een offerte aanvraag van een initieel traject, kan het zijn dat één van onze medewerkers u benadert om aanvullende informatie bij u op te vragen. Het gaat dan vooral om informatie rondom de processen, activiteiten, belangrijkste gevaren, VG risico’s, gebruikte gevaarlijke stoffen en eventueel specifieke wet- en regelgeving.

Daarnaast zal er mogelijk informatie ten aanzien van de belangen van derden in relatie tot het VCA-systeem worden gevraagd. Uiteraard waren de belangen van uw eigen vaste en tijdelijke werknemers al onderdeel van de VCA-beoordeling, maar dit is (indien relevant voor uw organisatie) nu uitgebreid met derden zoals de overheid als wetgever, vakbonden, werkgeversorganisaties, uw arbodienst etc.

2. Melden van incidenten
Naast het melden van (grote) organisatiewijzigingen dient u, op basis van de eisen in de MD 22, nu ook alle ernstige incidenten aan EBN Certification B.V. te melden. Het betreft incidenten voortkomend uit de operationele activiteiten die vallen binnen het toepassingsgebied van uw VCA 2017/6.0 certificaat. Hierbij zijn ernstige incidenten als volgt te definiëren:

Voor Nederland:
Ieder V&G incident waarbij volgens de vigerende wetgeving sprake is van een verplichting dit te melden bij ISZW.

Voor België:
Ieder V&G incident dat volgens de vigerende wetgeving aan een overheidsinstantie gemeld dient te worden (ongeval dat aanleiding geeft tot een omstandig verslag) en iedere situatie met verband tot de scope die aanleiding heeft gegeven tot een pro justitia.

U kunt deze melding doen via de website van EBN Certification B.V. of een mail sturen naar info@ebncertification.nl. Afhankelijk van de aard van het ernstige incident zal EBN Certification contact opnemen om extra informatie bij u op te vragen. Naar aanleiding van deze informatie wordt besloten om dit incident de eerstvolgende audit of middels een speciale audit te beoordelen. Tijdens deze beoordeling zal EBN Certification B.V. onderzoeken of de goede werking van uw managementsysteem heeft gefaald. De resultaten worden vastgelegd in een rapport en op basis hiervan zal een besluit genomen worden over de te nemen maatregelen. Indien er sprake is van ernstige tekortkomingen in het management systeem kan dat eventueel leiden tot opschorting of intrekking van het certificaat, zoals vastgelegd in de laatste versie van de ‘voorwaarden certificatie‘ die u aantreft op onze website onder het kopje ‘voorwaarden’.

Let op: De melding aan de CI vervangt niet de melding aan de Nederlandse Arbeidsinspectie.

3. Wet- en regelgeving omtrent veiligheid en gezondheid (V&G)
Tijdens een audit zal naast de toetsing van de checklist, ook toetsing plaatsvinden op het voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot veiligheid en gezondheid (V&G). De beoordeling hiervan zal zich met name richten op de scope van certificatie en relevante VCA-vragen. Dit doen onze auditoren tijdens de fase 1 middels een toets op de systematiek voor opvolging en naleving van relevante wet- en regelgeving, maar ook tijdens fase 2 zal dit worden getoetst. Belangrijk onderdeel hierbij is hoe u als organisatie zelf beoordeelt of uw organisatie blijvend voldoet aan wet- en regelgeving met betrekking tot veiligheid en gezondheid (V&G). Bijvoorbeeld als onderdeel van de interne audit en/of directiebeoordeling. Als onze auditor onvolkomenheden aantreft die betrekking hebben op de VCA-vragen en scope van certificatie zal onze auditor hiervoor een afwijking uitschrijven.

4. Interviews
Naast de gebruikelijke interviews zijn wij verplicht u te melden dat EBN Certification in staat gesteld moet worden om, eventueel op verzoek van de auditor, interviews te kunnen houden met het management met juridische verantwoordelijkheid voor veiligheid en gezondheid, werknemersvertegenwoordiging in het kader van V&G en het personeel dat verantwoordelijk is voor het bewaken van de gezondheid van de werknemers. Daarnaast is het verplicht dat het verantwoordelijke management, dat zich richt op V&G en het personeel dat verantwoordelijk is voor het bewaken van de gezondheid van de werknemers, aanwezig zijn bij de slotbespreking.

Bedankt voor uw medewerking en veel succes met de certificatie!